En raison de l'épidémie actuelle du COVID-19, de nombreux utilisateurs (probablement la majorité d’ailleurs) de WooRank ont été contraints de fermer leurs bureaux et de passer en mode télétravail. Bien que travailler à domicile à temps plein puisse sembler une solution relativement simple à mettre en place, cela peut néanmoins avoir un impact non-négligeable sur la productivité de votre entreprise et l'efficacité de vos équipes.

Notamment si vous n’avez pas les bons outils à disposition.

Chez WooRank, nous sommes habitués à cette configuration. Si une partie de notre équipe officie depuis nos bureaux à Bruxelles, une autre partie est dispersée un peu partout dans le monde, de l’Australie, à l’Inde, en passant par Londres ou les Etats-Unis. Nous voulions donc partager avec vous notre expérience de travail à distance. Quels sont les meilleures pratiques et les outils que nous utilisons, comment nous organisons nos réunions produits, comment nous collaborons pour la création de contenu et tous les services qui nous permettent de suivre et d'accompagner au mieux nos utilisateurs.

Évidemment, certaines de nos recommandations seront plus au moins pertinentes en fonction de votre secteur d'activité et de la taille de votre organisation, mais il s’agit là de poser quelques bases et de vous suggérer quelques idées pour vous aider à gérer de manière efficace la transition.

Se préparer à travailler à distance avec succès

Avant de mettre en place les outils qui faciliteront une communication fluide avec vos équipes et vous permettront d’avancer sur les projets en cours, assurez-vous dans un premier temps d’être dans les meilleurs conditions possibles pour travailler de la maison. Au-delà des outils numériques collaboratifs, le télétravail impose de nouvelles routines.

Si vous n'avez jamais travaillé à la maison auparavant, ou de manière régulière, un temps d'adaptation est nécessaire. Voici cinq conseils pour trouver votre rythme et être aussi productif que si vous étiez au bureau.

1. Créez votre espace de travail

Si comme moi vous n’avez pas la chance d’avoir une pièce supplémentaire dans votre maison ou votre appartement, j'ai réaménagé mon salon pour créer un espace de travail. J’ai installé une table, je me suis équipée d’un deuxième écran, et j'ai collé mes post-it au mur. Quand je m’installe à mon nouveau poste de travail chaque matin, il est temps de "travailler" et quand j'éteins ma lampe de bureau à la fin de la journée, je passe à autre chose et je vaque à mes occupations personnelles (occupations très domestiques en cette période confinement). La création d’un espace dédié est essentielle pour éviter au maximum toutes distractions et focaliser votre attention sur vos tâches professionnelles.

Respectez votre emploi du temps

Tout comme vous vous êtes aménagé un espace de travail, vous devez aménager votre temps. Si travailler de la maison vous permet une certaine flexibilité concernant vos horaires et vous permet de vous adapter plus facilement (notamment si vous avez des enfants), négliger complètement son emploi du temps serait contre productif. Passer de vos tâches professionnelles à vos tâches personnelles entraîne une distraction constante. Un peu comme lorsque vous interrompez la lecture de votre livre tous les quart d’heure, et que vous devez relire le dernier paragraphe à chaque fois que vous vous replongez dedans. Idéalement, planifiez des blocs de temps consacré entièrement à votre travail et sans interruption. Une fois ces blocs terminés, vous pouvez repasser en mode «maison».

2. Planifiez votre journée

Pour des raisons de coordinations, les réunions et les appels peuvent se multiplier lorsque l’ensemble de vos équipes travaillent en home-office. Ces micro-ruptures à répétition auxquelles vous n’étiez pas habitué en temps normal peuvent rapidement nuire à votre concentration. C’est aussi une forme de distraction et au bout du compte, cela peut impacter votre productivité journalière.

Organisez votre journée avec des plages horaires consacrées aux réunions et des plages horaires dédiées uniquement à votre travail. Lorsque vous enchaînez les appels et les réunions, vous pouvez alors poursuivre votre journée sans interruptions. Plus facile à dire qu’à faire, je suis bien placé pour savoir qu’il y'a toujours des imprévus, mais plus vous pouvez planifiez votre journée, plus vous serez productif.

3. Portez un pantalon...

… Et le reste de vos vêtements aussi d’ailleurs ! Le mythe du télétravail en pyjama, on en a tous un peu rêvé, mais après quelques jours vous vous en lasserez. S’habiller vous évitera aussi la tentation de retourner travailler depuis votre lit et éviter une petite catastrophe : la surchauffe de votre ordinateur au contact de votre couette ! Mais surtout, votre cerveau est conditionné. Si vous restez en robe de chambre, vous lui envoyez des signaux contradictoires. Sans même vous en rendre compte, votre productivité et votre motivation risqueront d’en prendre un coup. Porter des vêtements confortables, ok, mais restez présentable. Nous ne sommes jamais à l’abri une vidéo conférence de dernière minute avec un client.

4. La communication est la clef

Après ces conseils d'ordres pratiques, passons au nerf de la guerre : Comment conservez une communication efficace avec vos clients, partenaires, fournisseurs et collaborateurs à distance ? Lorsque vous travaillez à domicile (ou à distance en général), il est facile de perdre le fil et de ne plus savoir qu’elle est la dernière mise à jour sur certains de vos projets ou à quel stade de la négociation vous êtes avec l’un de vos clients. Pour vous assurer que tout le monde soit au courant de vos avancées et celles de vos collègues, soyez proactifs, quitte à multiplier les rappels et la pédagogie.

Lorsque vous travaillez à distance, certaines tâches moins urgentes peuvent vites tomber aux oubliettes, mais après quelques semaines, la liste risque de s’allonger dangereusement. Lorsque vous travaillez sur un projet collectif, assurez vous que l’ensemble des tâches aient été attribuées clairement. Finissez par un rapide tour de table avant de conclure la réunion.

Les outils testés & approuvés par WooRank !

Comme de plus en plus d’entreprises de nos jours, WooRank compte parmi ses collaborateurs un petit contingent de “digital nomads” dispersés aux quatre coins du monde. En plus de notre siège social en Belgique, nous opérons depuis 9 pays différents et dans 5 fuseaux horaires différents. De ce fait, nous testons constamment de nouvelles solutions et de nouveaux outils pour optimiser notre organisation.

Malheureusement, la pandémie n’a épargné aucun continent, et tous les membres de notre staff travaillent depuis la maison. Pour faciliter nos échanges et coordonner les projets en cours, voici 4 outils indispensables à notre quotidien de travailleurs confinés.

Slack

À la base, Slack est une application de messagerie. Mais chez WooRank, c’est bien plus que ça !

Slack est une plateforme collaborative qui permet de remplacer les e-mails et de faciliter les échanges entre les membres de votre équipe. Un espace de travail Slack se compose de canaux sur lesquels les membres d’une équipe peuvent communiquer et collaborer. Vous pouvez créer des canaux pour des équipes, des projets, des événements, etc... Slack vous permet également de convertir un canal public en canal privé pour les conversations que vous souhaitez restreindre à certains membres, ou vous pouvez utiliser les canaux partagés afin de collaborer avec une autre organisation que la vôtre.

La principale raison pour laquelle nous aimons tant Slack est l’intégration simple d’applications tierces. Slack vous permet d'utiliser toute une série d'applications externes sur une seule et même plateforme, ainsi vous n'avez pas besoin de basculer entre vos différents programmes. Retrouver un fichier, un lien ou des informations n’ont jamais été aussi simples.

Parmi les intégrations disponibles sur Slack, on retrouve les outils suivants :

  • Zapier
  • Google Drive
  • Dropbox
  • AirTable
  • Github
  • Zendesk

Slack propose différents tarifs, du plus standard (gratuit) à des versions plus élaborées à 15€ par utilisateur et par mois. Les entreprises ayant des règles ou des réglementations spécifiques peuvent créer des plans d'entreprise personnalisés pour répondre à leurs besoins. Vous pouvez consultez les tarifs et fonctionnalités disponibles sur Slack.

Google Calendar

Un autre outil que vous utilisez déjà sûrement (surtout si vous êtes une entreprise du secteur digital), le calendrier Google est un excellent moyen d'organiser votre journée et de garder un oeil sur votre emploi du temps. Ce qui, si vous vous en souvenez, sont deux point essentiels lorsque vous travaillez de la maison.

Google Agenda vous permet de planifier facilement des réunions, de définir des rappels, de bloquer des plages horaires et de partager des informations essentielles sur les événements (comme un agenda, des informations de connexion ou une chaîne Slack pour le chat vidéo).

Si vous avez une équipe opérant dans plusieurs pays et / ou fuseaux horaires (comme chez WooRank), vous pouvez ajouter plusieurs fuseaux horaires depuis vos paramètres et éviter de planifier une réunion à 2h du matin pour vos collègues aux Etats-Unis.

GSuite

GSuite — aka Google Drive, aka Google Docs — est peut-être le meilleur outil que vous puissiez utiliser pour collaborer avec vos collègues.

Créez et partagez facilement toutes sortes de documents et fichiers :

  • Slideshows
  • Document Word
  • PDFs
  • Tableurs
  • Questionnaires

GSuite permet également aux utilisateurs de créer leurs propres sites Web et scripts personnalisés pour les intégrations tierces. Son application Jamboard remplace le bon vieux paperboard lors de vos sessions de brainstorming à distance.

La meilleure fonctionnalité de GSuite est peut-être la capacité d'éditer les documents en temps réel et segmenter les autorisations par niveau d’accès (Éditer, commenter, ou consulter).

Les membres de votre équipe peuvent accéder et lire des documents ainsi qu'effectuer des changements, des suggestions ou des notes - le tout en même temps. De plus, vous pouvez accorder ou restreindre l'accès à des documents spécifiques selon vos besoins.

Trello

Si vous n'êtes pas une entreprise numérique, vous n'avez peut-être pas encore eu besoin d'utiliser Trello. Cependant, maintenant que tout le monde (ou presque) travaille à distance, c'est un outil essentiel à ajouter dans votre trousse à outils.

Trello est une plateforme de gestion de projets qui utilise la méthode kanban pour organiser visuellement le travail afin que les parties prenantes puissent voir l'état et la progression d'un projet ou d'une tâche particulière du début à la fin.

Trois niveaux sont généralement utilisés sur Trello:

  • Les tableaux (boards) : Chez WooRank, nous créons des tableaux pour nos projets (tels que "Campagne de marketing éditorial"), et rassemblent toutes les tâches d’un projet.
  • Les listes (lists) : Les tableaux sont divisés en listes, qui organisent les tâches que vous créez pour votre projet. En règle générale, les listes sont utilisées pour représenter les étapes d'un projet telles que «non commencé», «en cours» ou «terminé».
  • Les cartes (cards): Les cartes représentent les tâches spécifiques qui doivent être accomplies. Vous pouvez créer une fiche pour une tâche, puis affecter des utilisateurs, des dates d'échéance et d'autres détails importants. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires visibles par tous les autres utilisateurs qui suivent le projet sur Trello.

Comme je l'ai mentionné, chez WooRank, nous utilisons beaucoup Trello. Vraiment beaucoup. Ce système à 3 niveaux nous permet de gérer facilement nos projets. Par exemple, voici comment nous utilisons Trello pour exécuter nos campagnes de marketing éditorial :

  • Tout d'abord, nous créons le tableau «Content Marketing Board» et donnons accès aux membres notre équipe marketing.
  • Notre tableau «Content Marketing» est divisé en listes avec un statut attribué pour chaque carte: nous avons des listes pour le brainstorming, la conception, la relecture, et la publication de chaque élément de contenu.
  • Nous créons une carte pour chaque tâche ou produit livrable associé à notre campagne marketing. Ces tâches comprennent la planification et le calendrier de la campagne, la création d'un nouvel article de blog et des visuels associés, et la promotion de la campagne à travers nos différents canaux de communication (médias sociaux, emails, partenaires externes, etc.). Chaque carte est attribuée aux personnes responsables de la tâche et reçoit une date d'échéance. Nous ajoutons également les fichiers et documents pertinents pour plus d'informations et de collaboration.

Le principal avantage de Trello est sa flexibilité, si le système ci-dessus ne vous convient pas, vous pouvez mettre en place le votre facilement.

Travailler à distance efficacement avec les bons outils

Avec les mesures de distanciation sociale et de confinement, la transition à un nouveau mode d’organisation du travail a été soudaine et perçu comme un bouleversement pour un grand nombres d'entreprises. Cependant, l'adaptation est rapide et efficace à condition d’avoir le bon état d'esprit et les outils adaptés.

Et vous, dites-nous tout. Comment se passe votre transition ? Quels outils de travail à distance avez-vous essayé ?